Dúvida / Situação:
Os e-mails na caixa caixa postal não estão sendo importados corretamente para a caixa de entrada do Omni, onde a caixa de entrada do Omni estar visivelmente vazia, sem novos e-mails ou com um volume de importação abaixo do normal.
LEMBRETE O Omni CRM realiza a importação da caixa externa. Se a caixa externa apresentar problemas de recebimento (ex.: caixa cheia, direcionamento a SPAM) entre em contato com seu departamento de TI ou Help Desk.
ATENÇÃO A aplicação realiza a importação apenas de emails não lidos, ou seja, se o email for lido (ou aberto) na caixa externa por algum usuário, este não será importado para o Omni.
Produto / Módulo / Funcionalidade:
Omni CRM > Administrador> E-mail
Solução / Resposta:
Confirme se a demora no recebimento de e-mails deve-se ao atraso na saída do e-mail da caixa do remetente ou na importação da sua caixa externa para o Omni CRM. Considere que:
- Data de Registro: é a data em que o Omni leu o e-mail e o importou para a aplicação.
- Data de Recebimento: é a data em que o e-mail foi recebido na conta de e-mail, ou seja, a caixa externa que está integrada ao Omni.
Data de Envio: é a data que o e-mail foi enviado pelo remetente para a conta de e-mail.
Em caso de não recebimento de e-mails, valide os seguintes itens:
- Acesse o Módulo Administrador, clique em E-Mail e depois em Caixas de E-mail.
LEMBRETE É necessário que o usuário tenha acesso ao módulo da aplicação. Veja mais em Permissões. - Localize a caixa de e-mail em questão e clique em Editar
.
DICA Utilize o campo de busca para facilitar a procura.
- Desça até 'Validar Recebimento' e realize o teste de recebimento marcando a caixa Recebimento de e-mails e clicando em em Executar
. Na caixa 'Resultados' será possível identificar se o teste encontrou algum erro, seguido de um aviso vermelho no topo direito.
- Diversos resultados podem aparecer, porém os mais comuns são referentes a Credenciais de Acesso. Neste caso, entre em contato com o administrador da Caixa Postal de E-mail e confirme os seguintes itens:
- Usuário e Senha: devem ser iguais para as caixas externa e para a aplicação e atualizadas sempre que houver alteração.
- Liberação de Acesso para aplicações terceiras devem estar autorizadas na caixa externa.
- Autenticação de Dois Fatores (geralmente um envio de SMS ou token) deve estar desativada, pois o Omni não consegue efetuar essa confirmação.
- Ativação da configuração de segurança Acesso a app menos seguro.
- Conexão do Host ou Servidor: Os servidores de e-mails ou portas de acesso podem desatualizados ou incorretos devido a uma alteração na caixa externa ou erro de preenchimento no próprio Omni.
DICA Entre em contato com o TI local de sua empresa, pois este departamento costuma centralizar a administração e configurações de segurança.
- Havendo dados a serem corrigidos, faça as alterações em 'Recebimento' e 'Envio', executando uma nova validação da conexão tanto para o recebimento como para o envio.
- Por fim, clique em Salvar
.
Se a validação não encontrar nenhum erro, verifique o tempo parametrizado para a tarefa de importação:
- Acesse o Módulo Administrador, clique em Agendador de Tarefas e depois em Painel de Controle.
LEMBRETE É necessário que o usuário tenha acesso ao módulo da aplicação. Veja mais em Permissões. Sob 'Tarefas', localize os serviços OMNI - Envio de E-mail (Distribuído) e OMNI - Leitura de E-mail (Distribuída).
DICA Utilize o campo de busca para facilitar a procura.- Verifique o 'Gatilho' de execução, ou seja, de quanto em quanto tempo esta tarefa será executada. Verifique também a 'Ultima Execução' da tarefa.
- Se os serviços estiverem parados é necessário ativá-los e em caso de Execução Programada é necessário adequá-los ao tempo correto. Para isso, clique sob a linha que necessita de correção ajuste os campos:
- Modo: Automático ou Manual;
- Gatilho: Intervalo, Diário, Semanal, Mensal, Anual;
- Tempo do Intervalo: Segundos, Minutos, Horas;
- Intervalo: Quantidade de Segundos, minutos ou horas;
- Notificar: para envio de notificações por e-mail em caso de falha na execução do serviço;
SUGESTÃO Você pode ajustar de acordo com suas necessidades. Para as tarefas de envio e recebimento de e-mail, recomendamos a execução a cada 15 segundos.
- Por fim, clique em Salvar.
Em ultimo caso, abra um chamado para o time de Suporte Omni CRM através do Portal do Cliente, enviado os dados abaixo:
- Parametrizações da caixa que não está sendo importada.
- Print da execução de Validação de Recebimento e da execução de Validação de Envio. Isso nos ajudará a identificar mais rapidamente onde está a causa.
- Print da Caixa de Entrada do Omni.
- Print do tempo de execução da Tarefa de Recebimento e Envio de e-mails. Iremos confirmar se as parametrizações estão sendo obedecidas pelo sistema.
ATENÇÃO A Plusoft não tem ação na caixa postal externa. Se a caixa externa apresentar problemas de recebimento (ex.: caixa cheia, direcionamento a SPAM) entre em contato com seu departamento de TI ou Help Desk.
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