E-mail - Como Organizar a Caixa de Email

Dúvida / Situação:

Como limpar a caixa de e-mail, organizar os e-mails em pastas e criar regras de direcionamento automáticas.

Produto / Módulo / Funcionalidade:

Omni CRM > Administrador > Menu E-mail

Omni CRM > Call Center > Gerenciador de E-mail

Solução / Resposta:

Para organizar a caixa de e-mail em PASTAS:

Acesse o Módulo Administrador, clique no Menu E-mail e depois em Caixas de E-mail.
LEMBRETE É necessário que o usuário tenha acesso ao módulo da aplicação. Veja mais em Permissões.
Localize a caixa de e-mail que deseja organizar e clique em Editar.
DICA Utilize o campo de busca para facilitar a procura.
Navegue até o a seção Pastas. Neste bloco serão disponibilizadas pastas padrões, como: Enviadas, Entrada, Spam, Arquivadas, Lixeira. Porém é possível crias outras pastas organizadoras para mover os e-mails após a tratativa ou leitura.
1. Para criar novas pastas, clique em Novo ou em Editar para ajustar uma configuração.
Vá a seção Regras. A definição de regras, consiste em um conjunto de parâmetros, condições e ações de uma determinada caixa postal. Ao definir uma regra, é possível definir critérios e ações de forma automática.
1. Para criar novas pastas, clique em Novo ou em Editar para ajustar uma configuração.
2. Na tela de regras preencha o campo de descrição, para nomear a regra criada e preencha a sequência de execução da regra. (No caso da criação de mais de uma regra, o sistema respeitará a sequência preenchida) e em seguida, no combo critério defina:
  - Se todas as condições forem satisfeitas: Ao escolher essa opção, a regra só funcionará se TODOS os critérios criados forem satisfatórios no e-mail.
  - Se alguma condição for satisfeita: Ao escolher essa opção, a regra funcionará se um dos critérios criados forem satisfatórios, não sendo necessário validar todos os critérios.
  - Se nenhuma condição for satisfeita: Ao escolher essa opção, a regra funcionará se NENHUM dos critérios criados forem satisfatórios.
  Após preencher todos os campos necessários clique em "Salvar".
  
  Depois de salvar, clique no botão "Editar" para parametrizar ações e critérios desta regra.
  Para criar um critério, clique no botão "Novo" :
  Na tela de cadastro, preencha os campos para parametrização:
  - Sequência: Determinará a ordem de execução das condições do critério (1, 2 3...).
  - Campo de E-mail: Escolha em qual parte da mensagem a condição será executada (Assunto, Mensagem, Hora de recebimento entre outros).
  - Critério: Escolha o critério a ser usado para a condição (Contém, Diferente de, Maior, Menor que entre outros).
  - Valor: Descreva conforme a opção selecionada no combo Campo. (Assunto: Reclamação; Mensagem: Reclam; Hora de Recebimento: 00:00, entre outros).
  Após clique no botão "Salvar":
  Após definir quais os critérios utilizados na regra, é necessário listar as condições e ações que a regra irá tomar, para criar condições na mesma tela de edição da regra clique em "Novo".
  Na tela de cadastro, preencha os campos para parametrização:
  - Sequência: Determinará a ordem de execução das ações da regra (1, 2 3...).
  - Ação desejada: Determine nesse campo qual ação a regra deverá tomar caso a condição seja encontrada (Excluir, Encaminhar, Responder, Mover para pasta, entre outros).
  - Valor da ação: Descreva ou selecione, valor de resposta para ação selecionada. (Responder: selecionar documento; Mover para pasta: selecionar pasta, entre outros).
  Após clique no botão "Salvar":
  Dica: No caso da criação de diversas ações para uma mesma regra, atente-se na sequência que elas irão seguir. É preciso existir uma ordem lógica de execução.
  Para finalizar a configuração da regra, clique em "Salvar":
  ATENÇÃO As regras se aplicarão apenas para emails novos.
Em seguida, no Gerenciador de Email, filtre todos os e-mails que deseja arquivar, e mova-os para as pastas criadas.
SUGESTÃO Veja todos os botões de ação do gerenciador de e-mails no Manual 3.4 Gerenciador de E-mail

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