Ocorrência / Follow Up - Falha no Envio da Notificação por E-mail

Dúvida / Situação:

Após a criação de uma ocorrência ou follow-up, o time responsável não recebe a notificação de pendência por e-mail, embora a opção de 'Envio por E-mail' tenha sido selecionada pelo agente.

Produto / Módulo / Funcionalidade:

Omni CRM > Módulo Administrador > Agendador de Tarefas > Painel de Controle

Omni CRM > Módulo Administrador > Ocorrência > Motivos de Ocorrência

Omni CRM > Módulo Administrador > Usuário > Times

Omni CRM > Módulo Administrador  > Ocorrência > Follow-Up

Solução / Resposta:

Existem alguns pontos que podem estar atrapalhando o disparo das notificações. Verifique os seguintes pontos:

1. Acesse o Módulo Administrador, clique em Agendador de Tarefas e depois em Painel de Controle.
   
2. LEMBRETE É necessário que o usuário tenha acesso ao módulo da aplicação. Veja mais em Permissões.
   
   
3. Sob 'Tarefas', localize o serviço 'FollowUp Charge' e 'OMNI - Mailling'
   DICA Utilize o campo de busca para facilitar a procura.
   
   
4. Verifique o 'Gatilho' de execução, ou seja, de quanto em quanto tempo esta tarefa será executada. Verifique também a 'Ultima Execução' da tarefa.
5. Se os serviços estiverem parados é necessário ativá-los e em caso de Execução Programada é necessário adequá-los ao tempo correto. Para isso, clique sob a linha que necessita de correção ajuste os campos:
   
   
   1. Modo: Automático ou Manual; 
   2. Gatilho: Intervalo, Diário, Semanal, Mensal, Anual;
   3. Tempo do Intervalo: Segundos, Minutos, Horas;
   4. Intervalo: Quantidade de Segundos, minutos ou horas;
   5. Notificar: para envio de notificações por e-mail em caso de falha na execução do serviço;
      SUGESTÃO Recomendamos para este serviço a execução Automática a cada 10 minutos. Veja as outras recomendações da Plusoft no Manual Quais são os serviços e tempos de execução na aplicação?
6. Por fim, clique em Salvar e confirme se os disparos de notificações por e-mail voltaram a funcionar.

Se os disparos por e-mail ainda não funcionam, veja se as parametrizações de time e ocorrência estão corretas para envio e recebimento de notificações:

1. Acesse o Módulo Administrador, clique em Usuário e depois em Times.
2. Na lista de times, localize o time que deveria receber as notificações e clique em Editar.
   DICA Você pode utilizar a caixa de Busca.
   
   
   
3. Verifique se o endereço de e-mail está correto e a se a caixa time destinatário está marcada.
   
   
   1. Se for necessário corrigir informações, clique em Salvar.
      
      
4. Ainda no Módulo Administrador, acesse agora o Menu Ocorrência e clique em Eventos de Follow-Up.
5. Localize o Evento de Follow cujo envio está com falha e clique em Editar .
6. Verifique se os campos Time e Tipo de Notificação estão corretamente preenchidos, sendo que:
   1. Time: Equipe responsável pela tratativa do follow-up;
   2. Responsável: Usuário ou equipe responsável pela tratativa do follow-up;
   3. Tipo de Notificação: selecionar esse campo sempre que necessário enviar uma notificação do Follow-up por e-mail;
      
      
   4. Se for necessário corrigir informações, clique em Salvar.
      
      

Confirme se a parametrização da Caixa de e-mail de disparo do followup está correta:

1. Na tela de configurações de e-mail é necessário cadastrar e validar a caixa postal que será será responsável pelo envio dos e-mails.  (Para mais informações acesse: 2.20.1 Caixas de e-mail).
2. Após criar e testar a caixa, vincule a caixa de e-mail criada a configuração de ficha de atendimento clicando em Editar.
   
   

3. Realize as configurações de módulo e parametrização de envio de e-mails conforme abaixo, lembrando que os campos com a barra lateral vermelha são de preenchimento obrigatório e clique em “Salvar”:
   

   Campos: Código: gerado automaticamente ao gravar o cadastro Chave: cadastrar a chave da ação do serviço nativo, ou seja, a função que será acionada. Exemplo: crm.mailing.followup.details (tabela de followups) Configuração de e-mail: obrigatório, indica a ação do disparo. Exemplo: Omni Mailing - Ficha de Atendimento Caixa de e-mail: combo-box para vincular uma caixa já cadastrada (é possível selecionar entre todas já cadastradas na aplicação) Remetente: obrigatório, cadastrar o endereço de e-mail do remetente Assunto: obrigatório, cadastrar o assunto do e-mail que será disparado Formulário: cadastrar qual formulário deve ser usado para disparo. Exemplo: plusoftcrm.ticket.forms.details (tabela de atendimento da aplicação) Expirar: tempo em numeral Em: combo-box para escolha do período de expiração Data da expiração: data da expiração Destinatário: cadastrar para que apenas esse destinatário receba o disparo, se desejar Com cópia: cadastrar para que um receba cópias do disparo. Com cópia oculta: cadastrar para que um receba cópias ocultas dos demais destínarios do disparo. Módulo: combo-box para escolha do módulo que é acionado durante o serviço Pattern: combo-box para escolha do pattern Inativo: marque para inativar está parametrização Dica: para o serviço de followup funcione corretamente, além da criação da caixa de email, utilize: > Chave: crm.mailing.followup.details > Formulário: plusoftcrm.ticket.forms.details > Módulo: OMNI - Utils > Patten: FollowupMailingStrategy

4. Por fim, certifique-se que o serviço de disparo de FollowUps (OMNI - Followup Charge) está corretamente configurado no Painel de Controle. (Para mais informações acesse: 2.3.2 Painel de Controle e 2.3.2.5 Quais são os serviços e tempos de execução na aplicação?).

Verifique a parametrização da Ocorrencia.

1. Uma última parametrização que pode ser realizada é no Módulo Administrador, dentro do Menu Ocorrência na opção Motivos de Ocorrência.
2. Recrie a composição de ocorrência cujo envio está com falhas e clique em Buscar .
   
   
   
3. No resultado encontrado, clique em Editar. Navegue a ate a sessão Geral e verifique se o time correto está selecionado para receber a ocorrência.
   
   
   1. Se for necessário corrigir informações, clique em Salvar.

Caso nenhuma das parametrizações acima resolva o problema, abra um chamado para a Suporte da Plusoft, indicando:

• Print do agendador de tarefas indicando o tempo de execução da tarefa de envio.
• Qual a composição de ocorrência ou follow-up e time que deveria receber a notificação via e-mail.

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